会社でちょっとしたイベントを開催する場合、料理や飲み物を用意しておくと社員同士の会話が弾み、盛り上がりますよね。そんなとき、ケータリングなら料理や飲み物はもちろん、テーブルセッティングから給仕、後片付けまでを一括して依頼できるため、幹事の負担を軽減することができます。しかし、いざケータリングを依頼しようと思っても、何を伝えればいいか分からないなど、依頼方法が分からないこともあるかもしれません。
そこで今回は、ケータリングを依頼するときの流れや伝えるべき項目についてご紹介します。
目次
ケータリングを依頼するときの流れは？
まずは、ケータリングを依頼するときの流れについてご説明します。
- 1.問い合わせ
- 2.打ち合わせ
- 3.見積り確認
- 4.発注
- 5.支払い
ケータリングを依頼する場合、まずはケータリング会社に問い合わせをして、打ち合わせを依頼しましょう。Webサイトから問い合わせができるケータリング会社も多く、打ち合わせは電話やオンラインでもできるため、複数の会社に問い合わせて、プランや見積もりを比較するのがおすすめです。
プランや見積もりを比較して依頼するケータリング会社が決まったら、発注後支払いを行います。支払いは、イベント開催日より前に行うケータリング会社もあれば、開催後に請求書が発行される場合もあり、ケータリング会社によって異なります。
ケータリングを依頼するときに伝えるべき項目
ケータリングの依頼をする際は、以下の項目を伝えるとスムーズに話を進めることができます。
イベントの趣旨
ケータリングを依頼する場合、イベントの趣旨を伝えることはとても重要です。懇親会や記念式典など、イベントの趣旨によって会場の飾り付けや料理の内容も変わってきます。テーブルセッティングや会場の装飾については、ケータリング料理とは別に費用がかかる場合もあるため、希望の演出がある場合はあらかじめ伝えておくと良いでしょう。
開催日程・時間
ケータリングを依頼するイベントの開催日程と時間も必ず伝えましょう。イベントにケータリングを用意する場合、イベントの開始時間より前にセッティングを行い、終了後に片付けを行う必要があるため、開始時間と終了時間（分からない場合は目安）を伝える必要があります。
会場
ケータリングを依頼する場合は、イベントを開催する会場についても、きちんと伝えておきましょう。会場が確定していない場合には、その時点で想定している会場を伝えておくと良いでしょう。
ホテルや貸し会議室であれば会場の見取り図がもらえる場合も多いため、会場の見取り図をケータリング会社に渡すとテーブルセッティングの打ち合わせがスムーズに進むでしょう。
参加人数や年齢層
ケータリング料理や飲み物の注文数を決めるためにも、参加人数は事前に把握し、ケータリング会社に伝えましょう。参加者の年齢や性別なども伝えて、参加者が喜ぶ料理メニューを提案してもらうのがおすすめです。
予算
ケータリングを依頼する場合は、予算を伝えるとプランを提案してもらいやすくなりますが、予算がまだ固まっていない場合は、一人当たりの予算を概算で決めておき、参加人数で掛けると出しやすいでしょう。ケータリングの相場は一人当たり3,000円～7,000円ほどが目安となります。
ケータリングは料理と飲み物以外にも、配送費や給仕を依頼するスタッフの人件費、テーブルセッティングや装飾代などもかかるため、予算を伝えたうえで最適なプランを提案してもらいましょう。
ケータリングを依頼した後、当日やるべきことは？
続いては、ケータリングを依頼した後、イベント当日にやるべきことについて紹介します。
搬入・最終打ち合わせ
ケータリング会社が会場に到着したら、担当者とのあいさつと最終打ち合わせをしておきましょう。もし当日になって打ち合わせとの変更点があった場合にも、どのように対応すべきか相談することができます。
イベントが始まる前にケータリング会社がケータリングの搬入・セッティングを行うため、幹事の方は、料理や飲み物、スタッフの配置などが打ち合わせ通り行われているかどうかを確認しておくと良いでしょう。
イベント開催中
イベント開催中、幹事の方がやるべきことは特にありません。料理や飲み物の給仕はケータリング会社に任せることができるため、パーティーの運営や進行に集中することができます。
片付け・撤収
イベントが終了したら、ケータリング設備の片付けもケータリング会社に任せることができます。撤収作業が完了したら会場全体をチェックして、忘れ物がないかなどを確認しておきましょう。
最後に
今回はケータリングを依頼するときの流れや伝えるべき項目について紹介してきました。
ケータリングを依頼するときは、複数のケータリング会社に問い合わせ、それぞれのプランや見積もりを比較しながら、希望に合ったケータリング会社を選ぶのがおすすめです。
サンケイ会館では、お客様の要望に合わせて、最適なプランをご提案させて頂きます。ケータリングのご依頼なら、ぜひサンケイ会館にお問い合わせください。
https://sankeikaikan.co.jp/catering/