会社で周年行事の企画担当に抜擢されると責任重大ですね。周年行事を成功させるためには、イベントの企画やスムーズな会の進め方が重要です。ここでは、会社の重要なイベントである周年行事を成功させるために覚えておきたい、周年行事のイベントや予算、周年パーティーの料理などについて詳しく解説していきます。
周年行事とは
周年行事とは、会社や団体の節目の時期を祝うイベントのことです。記念すべき時期を祝うイベントなので、豪華な催しにする会社が多くなっています。
周年行事では会社のそれまでの歴史や将来へのビジョンなどを改めて確認し、社員一同で共有する目的があります。会社の節目となる時期に自社の歴史を再確認する事によって、社員の間に一体感を生み出すことができます。また、日頃会社のために一生懸命働いている従業員へ、役員や上層部からの感謝を伝える役割も持っています。
また、周年行事は対外的にも重要なイベントと言えます。取引先などを招いて行う周年行事の場合は、会のなかで、自社の存在価値をしっかりとアピールできる機会があった方が良いですし、提供する料理やオリジナルの記念品など、周年行事に力を入れる会社も少なくありません。
周年行事の企画はどうする？
周年行事の企画は社内イベントの中でも特に責任重大。大規模なイベントになることも多いので、しっかりと企画し、抜かりなく進行できるようにしていきましょう。周年行事の企画例として、イベントのアイデアから予算、開催する時期、招待状や記念品など5つのポイントに分けてご紹介します。
周年行事のイベントアイデア
まずは周年行事のなかで行うイベントのアイデアを固めていくようにしましょう。会社の歴史や業績などをドラマチックに伝えるオリジナルの映像作品の上映や、宇宙のレストランをイメージしたパーティー会場、社員全員での運動会やギネス世界記録への挑戦といった変わり種もおすすめです。社員全員の団結と親交を深め、思い出に残るようなイベントを目指しましょう。
周年行事の予算
周年行事の企画や予算は、周年を迎える年よりも2～3年前から進め始めるのが一般的です。予算は仮予算として、大まかなものを定めておくようにしましょう。周年行事の目的を明確にし、それに見合った予算を定めていきましょう。
本予算を決めるのは、周年イベントの前年。周年行事の目的に沿ったイベントの内容や配布する記念品などを確定させて、企画実現に必要な予算を算出していきましょう。
周年行事の時期
周年行事を開催する時期としては、会社の設立時期の周辺を選ぶのが一般的です。10月1日なら10月中、5月15日ならその前後など、周年を迎える時期に合わせるようにしましょう。できれば周年を迎える日に行うのが好ましいですが、業務との兼ね合いや曜日などもありますので、状況を見て少しでも早く決めるようにしましょう。
周年行事の挨拶・招待状
周年行事では役員や社員、取引先の方などに代表して挨拶をお願いすることがあります。前もって依頼しておき、挨拶の内容を準備してもらうことで、円滑に進行を進められるようにしておきましょう 。
他に重要なのが、取引先など外部の人への招待状です。招待状は最低でも3ヶ月前には発送しましょう。取引先へ送る招待状は、来賓用の招待状と同じものを使用し、失礼がないよう丁重にお招きしましょう。
周年行事の記念品
社員全体や外部の取引先などに、周年を記念して記念品を配る場合もあります。会社にとって大切な日ですので、思い出に残るような記念品を作成したいですよね。記念品の例としてはボールペンや万年筆などの筆記具、ノート、タオル、時計などがあります。会社名や「〇周年」などの文字を刻印して、オリジナルアイテムを作成してくれるサービスもありますので、活用してみてはいかがでしょうか。
周年行事！パーティーの進め方は？
周年行事のパーティーを円滑に進めるに、司会者の存在は不可欠です。まずは司会者の服装から確認していきましょう。男性の場合はスーツで構いませんが、女性の場合はひと工夫しましょう。華やかなイベントではありますが、あくまでも主催者としてお客様をお迎えする側なので、基本はフォーマルスーツやビジネススーツがおすすめです。色は紺かグレーがおすすめ。フェミニンなワンピーススーツやインナーにフリルブラウスを取り入れるだけで、控えめながら華やかな印象になります。
周年行事のパーティーの式次第としては、まず社長や専務など、役員に開会の挨拶を依頼します。来賓がいる場合は来賓代表からも祝辞を一言ずつ頂きます。その後、パーティーが開催されます。
パーティーの間は自由に歓談をしたり、料理を楽しんだりと賑やかに過ごして頂きましょう。その間、前もって準備しておいた会社の歴史を伝えるオリジナル映像作品や、社員の団結力を高めるためのゲームイベントなどを、適切なタイミングで実施していきましょう。
一通りのプログラムが終わったら、締めくくりの挨拶を行います。主催者（司会者）が中心となり、一本締めや社歌の合唱などで締めくくります。参加者に記念品を贈呈し、来賓者をお見送りして終了です。
周年行事の料理はケータリングが便利！
周年行事のパーティーを成功させるために、料理も重要なポイントのひとつです。華やかにテーブルを彩るおいしい料理を提供することで、社員の士気も高まりますし、来賓のお客様にもご満足頂けます。
周年行事のパーティーにおすすめなのが、ケータリングで料理を注文すること。料理やドリンクの準備、配膳、片付けなど手間のかかる細かい作業をプロに任せることで、周年行事の運営スタッフはパーティーの進行に集中することができます。
周年行事のケータリングはサンケイ会館へ
周年行事について、パーティーの企画や進め方をまとめてきました。周年行事のパーティー料理は、ケータリングのご利用がおすすめです。サンケイ会館のケータリングなら、洋食はもちろん和食・中華料理・ビュッフェ形式など、バリエーション豊かなお料理を用意しております。
出席者それぞれの趣向や性別・年齢に合わせたお料理プランをオーダーメイドでおつくりできますので、周年行事のケータリング会社をお探しならぜひサンケイ会館にご相談ください。