コンベンションという言葉の意味を知っていますか？
今回は、コンベンションの基本的な意味や開催するメリット、運営の流れについてまとめてご紹介します。ビジネスシーンにおいて、コンベンションにはどういう意味があるのでしょうか。
コンベンションとは？基本的な意味を紹介
コンベンションとは、英語「convention」を語源とするカタカナ語です。英語の「convention」には、「①慣習、しきたり②会議、集会③大会参加者、出席者」という3つの意味がありますが、カタカナ語のコンベンションの意味は1つだけ。基本的には「会議、集会」の意味で使用されます。
コンベンションとは、会議や集会のなかでも、特に国際会議（2か国以上の人が集まり、行われる会議）を指す言葉として使用され、比較的大規模なものを意味しています。
コンベンションと似た意味を持つ言葉
コンベンションと似た意味を持つ言葉に「ミーティング」と「カンファレンス」があります。会議を表す言葉としてよく用いられるのが「ミーティング」です。これは会社内で行われるような小規模な会議を指しています。また、「カンファレンス」は、コンベンションと同じく国際会議を指す言葉ですが、より小規模なものを意味しています。
コンベンションを開催するメリット
コンベンションの基本的な意味がわかったところで、コンベンションを開催するメリットについて考えていきましょう。
コンベンションは国際的な大規模な会議なので、大きな集客効果が見込めます。これがコンベンションを開催する最大のメリットです。
世界中からたくさんの人が集まるコンベンションの開催により、思いがけない人脈形成のきっかけとなることがあります。そこから新しいビジネスチャンスが生まれることもあるでしょう。また、たくさんの人が集まることで、その場所の環境産業の発展にも寄与することができます。そのため、コンベンションの誘致を自治体が積極的に行うケースも増えてきています。
コンベンション運営の流れ
続いては、コンベンション運営の流れについてご紹介します。コンベンションを運営する場合は、次の流れに沿って準備を行いましょう。
- 1 運営組織を作る
- 2 内容について企画する
- 3 開催日時を決定する
- 4 会場を手配する
- 5 参加者、出席者を選定する
- 6 スタッフを確保する
- 7 制作物を作成、広報活動
- 8 打合せを重ね、リハーサルを行う
- 9 コンベンション開催
- 10 費用の支払い、議事録の作成、参会者へのお礼状
大規模な国際会議であるコンベンションの開催にあたって、失敗は許されません。そのため、必ず運営組織を結成し綿密に準備を行いましょう。コンベンションの運営を専門に行っている会社に依頼するという方法もあります。コンベンションのような大きな会議を開催する場合、一般的には開催時期の1～2年前からの準備が必要になります。充分な準備期間を設け、コンベンション成功に向けてしっかりと準備しましょう。
ちなみに、コンベンションが終わってからも運営の仕事は残っています。各種料金の支払い、精算や、議事録を含めた資料の整理、参加者へのお礼状など。コンベンションが無事に成功にしたからといって気を抜かず、最後までしっかりと仕事をこなしましょう。
コンベンション成功の秘訣
コンベンションを開催する最大のメリットは、世界中からたくさんの人を集めることができるということです。そのため、コンベンションの成功のためには、参加者と交流する場を設けることが重要になってきます。
コンベンションを開催する際には、参加者同士や主催者側との交流を目的とした懇親会の開催を計画しましょう。といっても、運営側としては、「コンベンションの運営だけでも年単位で準備が必要なほど大変なのに、懇親会なんて…」と億劫に思ってしまいますよね。
そこでおすすめしたいのがケータリングの活用です。コンベンション後に開催する懇親会の食事や飲み物はケータリングを活用することで、運営スタッフの負担を大幅に減らすことができます。ケータリングを活用すれば、会場設営や片付け、当日の給仕もプロに任せることが可能です。
最後に
今回は、コンベンションの言葉の意味やコンベンションを開催するメリット、運営の流れについてご紹介してきました。
コンベンションは国際的な大規模な会議のことで、開催を企画、運営するのであればそれなりの人員と、1～2年の準備期間が必要になります。各国から多数の人が集まるコンベンションの開催には、人脈が広がるという大きなメリットがありますが、そんなコンベンションのメリットを最大限に生かすために開催を検討してほしいのが、懇親会です。コンベンション後に交流の場を設けることで、コンベンションの成功に一歩近づくでしょう。
サンケイ会館では、人数やご予算、参加者の好みに合わせたケータリングを提供することが可能です。季節の食材を使用した、観ても食べても美味しい料理の提供を心がけております。会場設営なども承っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
コンベンション開催後の懇親会、ケータリングはぜひサンケイ会館へお申し付けください。