予算会議と聞いて、皆さんはどのような会議をイメージしますか？国会の予算委員会をイメージする方も多いかと思いますが、実は企業や団体などの組織においても、予算会議は開催されています。そこで今回は、予算会議の意味や目的、予算会議の進め方や成功の秘訣について紹介していきます。
予算会議とは？
予算会議とは、予算の作成、決定を目的として開かれる会議のことです。
企業において予算とは、一般的に売上目標のことを指しています。つまり、「使用するお金の金額」ではなく、「入ってくるお金の金額」の目標を決定する会議が、予算会議です。
予算会議はどこで開かれる？
企業の場合、売上目標である予算を決定する予算会議は、経営陣が集まって開かれることが多いでしょう。予算会議は企業における重要な会議ということもあり、会社の会議室で行われることもありますが、オフィスを離れ、レンタルスペースや会議室を借りて1日がかりで行われるケースも少なくありません。
また、予算会議が開かれるのは企業だけではありません。予算会議は、企業だけでなくあらゆる団体や組織で開催が必要になる会議です。例えば、町内会などでも予算会議は必要です。大切なお金の使途について決める会議なので、しっかりと運営する必要があります。
予算会議の進め方
それでは、予算会議の運営を任された場合は、何から始めたら良いのでしょうか？ここからは、予算会議の進め方について、流れをご説明します。
①開催日時の決定
まずは開催日時を決めましょう。できるだけ参加人数が集まるように、日程、時間を調整する必要があります。
②会場の選定
企業のオフィスや貸会議室、レンタルスペースで開催することが多いでしょう。予約が必要になる場合もあります。
③運営資料の作成
当日配布する資料の作成をします。この資料は「議事進行案（アジェンダ）」とも呼ばれます。記載内容については後ほど紹介します。
④参加者への通知
日時や場所、会議の内容が定まったら、参加者に通知しましょう
⑤（開催後）議事録の整理など
予算会議は予算を決定する会議なので、議事録の作成が重要です。会議で決定した予算案を基に運営していくことになるので、しっかりとまとめておきましょう。
予算会議のアジェンダに記載すべきこと
予算会議の運営を任された場合には、当日までに必ず議事進行案（アジェンダ）を作成しておきましょう。アジェンダには、当日の会議の流れを記載する必要があります。具体的には、次の事項を記載するようにしましょう。
①会議の目的
なぜ集まってもらったのか、会議の目的を記載します。
②会議のゴール
予算会議の場合は、予算案の作成、決定がゴールになるでしょう。
③開催日時と場所
あとから資料を見直しても分かりやすいように記載しておきます。
④進行案（目次のようなもの）
当日の会議の進め方をプログラムのように記載します。
アジェンダは参加者全員に配布することになるので、当日までに必要部数を用意しましょう。また、誰がみても分かりやすいように作成することも心がけましょう。
予算会議の後は懇親会でクールダウン
予算会議は組織の予算案を作成する大切な会議です。会議が白熱してしまうと、雰囲気が悪くなってしまうこともあるでしょう。そのため、予算会議の終了後にはクールダウンできる場を設けてみてはいかがでしょうか。そこで開催を検討して頂きたいのが、予算会議終了後の懇親会です。予算会議が終わった後は打ち解けた雰囲気の懇親会を開催すれば、参加者の気持ちもほぐれ、交流を深めることで団結力が高まるのではないでしょうか。
しかし、予算会議は準備が大変で、運営側としてはこれ以上手間をかけたくないですよね。そんな時にぜひご活用いただきたいのがケータリングです。食事や飲み物はケータリングで準備をすれば、予算会議の会場内でそのまま懇親会を開催することが可能です。
最後に
今回は、予算会議の目的や意味、運営の仕方について紹介しました。企業だけでなく、様々な団体、例えば町内会や保護者会といった組織においても予算会議の開催は必要不可欠です。1年間の予算を作成する場合が多く、年に1回しか開催しない会議なので運営もそれなりに大変になるでしょう。アジェンダの記載内容は不備がないように、複数人で確認しながら進められると良いですね。
そして、予算会議の後には参加者が打ち解けられる懇親会の開催を検討しましょう。堅苦しい雰囲気の会議だけでは、参加者も疲れて帰ってしまうかもしれません。今後も同じ組織のメンバーとして団結力を高めていくためにも、せっかくの機会を無題にせずに懇親をはかりましょう。食事や飲み物があれば、話もしやすくなりますし、ケータリングを活用すれば、手軽に手配することができますよ。
サンケイ会館では、人数やご予算に合わせたケータリングプランを提供させていただきます。大皿に料理を盛ってパーティー会場のような設置も可能ですし、お弁当のみの手配も可能です。季節の食材を使用して、満足度の高い料理を提供させていただいております。予算会議後の懇親会には、サンケイ会館もケータリングを活用してみませんか？