忘年会の幹事になると、予算の設定や使い道を考えなければいけません。小規模の忘年会であれば居酒屋など飲食店の個室を予約できますが、大人数での忘年会は会場の手配から行う必要があり、予算も大きな金額になってきます。
そこで今回は、忘年会の予算の決め方や予算の使い方、平均的な相場などを紹介していきます。
目次
忘年会の予算はどう決める？
忘年会の幹事を任された場合、最初にどのくらいの予算を組むかを考えるのがおすすめです。予算を決めることで、忘年会の会場や料理も考えやすくなりますよ。
忘年会の予算は、参加者の人数と会費の金額から計算して決めていきます。会社が負担してくれる忘年会費用もあればそれも予算に組み込み、予算内で行える忘年会のプランを考えましょう。
忘年会の予算の使い方と平均的な相場
忘年会の予算は、どんなところにどれくらいの金額が使われているのでしょうか。忘年会予算の一般的な使い道や平均的な相場を見ていきましょう。
会場費
忘年会の会場費は、どのようなお店を予約するのか、個室なのか貸切るのかなどで予算の金額も異なります。
居酒屋などのお店を貸し切りで予約する場合は、飲食代も込みで1人当たり4,000円～5,000円ほどが相場と考えておくといいでしょう。
もし宴会ができる広い会場を貸し切る場合は、料金システムが会場によって異なります。相場としては、小規模の会場の場合15人以上からの利用で5万円～。大規模の会場の場合は、最低でも30人以上の利用で安くても10万円～というところが多いようです。
料理・飲み物代
料理や飲み物代は、忘年会会場として飲食店を利用するのか、会場を借りて自分たちで手配するのかで相場が異なります。
飲食店で行う場合は、会場費に料理や飲み物の料金も含まれていることがほとんどのため、前述の通り、1人当たり4,000円～5,000円ほどを相場と考えておくとよいでしょう。
会場を借りて別途用意する場合、おすすめなのはケータリングの利用です。ケータリングであれば、予算に合った料理プランの提供が可能です。
ケータリングの相場はプランや人数によって異なりますが、だいたい1人当たり4,000円～7,000円ほどが相場になります。フリードリンクプランを行っているケータリング会社もありますので、予算内でフリードリンクも付けられるか確認しておくと安心です。
余興・景品代
忘年会の中で余興としてゲームを行う場合は、余興に使う小道具や景品も用意しましょう。景品は10,000円で10個～20個ほどセットになったものもありますので、上手に活用することで予算を抑えることもできますよ。
予備費
例えば飲食店の場合、プランにない追加オーダーをすることになれば別途費用が発生してしまいます。また、欠席者が多かった場合は徴収できる金額が減ってしまうため、予算オーバーの可能性が出てきてしまいます。
極力最初に集めた会費の中ですべて終わらせるためにも、予備費も予算の中に含めておきましょう。
会費の相場は？予算オーバーしたらどうする？
一般的な忘年会会費の相場は、会社の部署内で行う忘年会の場合3,000円～4,000円程度、会社全体で行う忘年会の場合は4,000円～5,000円程度です。
男性は5,000円、女性は4,500円など料金に差をつける会社もありますね。
参加者の人数×会費と、会社が出してくれる費用がある場合はそれも含めた金額が予算になります。その予算の中から7～8割を実際に使う予算、残りの2～3割を予備費にするつもりで予定を組んでいきましょう。
予算内で収めるように予定を組もうとしても、どうしても予算オーバーしてしまうというときは、役職のある社員にはさらに少し会費を増やしたり、どうしても予算が足りないときは追加徴収したりといった工夫が必要です。
幹事が自腹を切ることのないように注意しましょう。
予算を抑えて忘年会を楽しむコツ
大人数での忘年会で会場を貸し切るとなると、予算が足りるか不安…という場合は、会社の会議室を利用するのもおすすめです。その場合、料理はケータリングを活用しましょう。
フリードリンクの用意があるケータリング会社を利用すれば、飲み物が足りなくなる心配もなく予算内に収めることができるため、急な追加の出費も抑えられます。
また、普段使っている会議室を華やかに装飾することで日常の仕事から離れ、忘年会の雰囲気を楽しめるでしょう。
最後に
忘年会シーズンになると、幹事の方は予算内でいかに楽しく盛り上がれる忘年会を企画するか、頭を悩ませることも増えてきます。あまり悩みすぎるとその間にお店の予約はどんどん埋まっていき、会場を妥協しなければならなくなることも…。
そんなときには、会社内で忘年会に使えるスペースがないか確認し、会社内でケータリングを利用しての忘年会も検討してみてはいかがでしょうか。
サンケイ会館のケータリングパーティーでは、事前に予算や参加人数、参加者の年齢層やどんな忘年会にしたかというご要望にあわせ、最適なプランを提案致します。会場設営も承る上、簡単な装飾品などの備品も用意もございますので、幹事の方には忘年会の準備に集中していただけますよ。まずはお気軽にお問い合わせください。
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