大規模な同窓会の幹事を任されたら、一体何から始めれば良いのでしょうか?学校の卒業生たちが大勢集まるような大規模な同窓会で幹事を任されてしまったら、緊張してしまいますよね。
そこで今回は、同窓会の幹事の仕事や運営の仕方、会場や案内状、服装まで、同窓会を成功させるポイントについてご紹介していきます。
同窓会とは
同窓会とは、学生時代を懐かしみながら語り合うために学校の卒業生たちが集まることや、母校を支援するために運営される団体のことをいいます。
クラス単位や部活単位、仲が良かった仲間だけで集まるような小規模な同窓会もあれば、第◯期生など学年単位で集まる同窓会や、卒業年度は関係なく、その学校の卒業生全員を集めて開催される周年記念パーティーのようなかなり大規模な同窓会もあります。
ここでは、学年単位や周年記念パーティーなど、大勢が集まる大規模な同窓会幹事を想定し、幹事の仕事や進め方についてまとめていきます。
同窓会の幹事になったら何から始めればよい?
まずは、同窓会の幹事にはどのような仕事があるのかみていきましょう。同窓会幹事の主な仕事は以下の7つです。
- ✓ 同窓会の会費や予算を決める
- ✓ 同窓会の日時を決める
- ✓ 同窓会の会場を決め、手配する
- ✓ 同窓会の案内状を送付する
- ✓ 同窓会の出欠を管理する
- ✓ 同窓会の運営に必要な物を手配する
- ✓ 同窓会の進行のシナリオを決める
- ✓ 同窓会当日の司会進行
同窓会幹事には様々な仕事があり、すべてをこなすのは簡単なことではありません。もちろん、各年代から幹事が選ばれ、何度も集まってミーティングを行うことになるでしょう。まずは会費や同窓会運営の予算を決め、誰がどのような仕事を担当するか、役割分担を行うことから始めるとよいでしょう。
同窓会の会場はどんな場所がおすすめ?
記念行事として行われる大規模な同窓会であれば、ホテルや貸レンタルスペースなどの広い会場が良いでしょう。また、母校の体育館や講堂を貸してもらって同窓会を行うこともあります。二次会、三次会として小規模な懇談会を行う場合には、レストランを貸し切って行うことも可能です。
会場を手配する場合には、収容人数はもちろんのこと、食事やドリンクのサービス、駅からのアクセスなども総合的に判断し、参加者の利便性も考えて、最適な会場を選ぶようにしましょう。人気の高い会場は予約が埋まってしまうこともあるので、同窓会を開催する予定の半年以上前から手配をしておくことをおすすめします。
同窓会の案内状はいつまでに送付すべき?
同窓会の日時や会場の手配が済んだら、案内状を送付しましょう。同窓会名簿を作成し、送付漏れが出ないように気を付けることも重要です。
同窓会の案内状には、次の内容を記載します。
- • 母校名
- • 卒業年もしくは第◯期生など
- • 挨拶文
- • 差出人である幹事の名前
- • 幹事全員の名前
- • 参加が決まっている先生の名前
- • 日時
- • 会場へのアクセス
- • 出欠締切日、申請方法
- • 問い合わせ先(幹事もしくは代行業者の連絡先)
案内状は、同窓会開催の遅くとも3か月前までに送付しましょう。出欠についても、開催の1か月前までに返事をもらうことをおすすめします。
同窓会の案内状はアプリでも可能?幹事におすすめのスマホアプリ
最近では、同窓会の案内状が作成できるアプリも人気を集めています。
はがきのデザインを作成できるテンプレートアプリなどを活用すれば、同窓会の案内状にかかる幹事の手間が省けますよ。他にも、会場探しが出来るアプリや同級生のLINEカウントを探すことができるアプリもあるので、活用してみても良いでしょう。
但し、周年記念行事として行われる大規模な同窓会の場合、同年代だけでなくご年配の方へもご案内が必要なため、案内状ははがきで送った方が良いでしょう。
同窓会の服装は?同窓会の幹事が注意すべきこと
ここからは、同窓会の幹事に任命された方に向けて同窓会を運営する上で、注意すべきことをいくつか紹介します。
同窓会幹事同士のコミュニケーション
小規模な同窓会ならまだしも、記念行事の開催を1人で担うのは無理があるでしょう。幹事は複数人で行うのが一般的です。その際は、幹事同士で密にコミュニケーションを取り合いましょう。
同窓会当日の服装・ドレスコードの指定も
同窓会幹事の場合、同窓会当日にも様々な仕事があります。そのため、同窓会当日の服装は、フォーマルでありながらも動きやすい服装にするのがおすすめです。また、案内状を送付する際に気を付けたいのが、ドレスコードの指定です。参加者が不快な気持ちにならないように配慮しながら、会場に合わせてドレスコードを定めておいた方がよいでしょう。
参加して頂く先生へのお礼
同窓会に参加して頂いた先生、同窓会での挨拶を依頼した先生に対しては、お礼の用意もしておきましょう。幹事で話し合い、適切な品もしくはお礼の手紙を送るのがよいでしょう。
同窓会成功の秘訣はケータリング!
同窓会を成功させたいなら、ケータリングの活用をおすすめします。せっかく同窓生が集まったのに、堅苦しい記念行事だけで解散というのはもったいないですよね。
同窓会をより盛り上げるためには、美味しいお料理や飲み物を用意する必要があります。とはいえ、「同窓会の会場の手配や進行だけでも忙しいのに食事まで…」と面倒に感じてしまう方も多いでしょう。
大人数が集まる同窓会で、参加者の人数分の食事や飲み物を用意したり、参加者への給仕を行うことは、幹事にとって大変な負担となります。そこで活用して頂きたいのが、ケータリングサービスです。ケータリングサービスを活用すれば、食事や飲み物の提供・会場の設営や片付けはプロに任せることができ、幹事は会の進行や他の業務に専念することができます。
最後に
今回は、同窓会の幹事の仕事や運営の仕方について紹介しました。会場の手配や案内状の送付、出欠管理や当日の進行など、同窓会幹事の仕事は多岐に渡ります。そして、同窓会の成功に美味しいお料理や飲み物の手配は欠かせません。そんなときは、サンケイ会館のケータリングを利用してみませんか。同窓会のご予算や人数に合わせたメニューをご提供させていただきます。
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