懇談会とは?懇親会との違い、運営の仕方や成功の秘訣も

懇談会という言葉を聞いて、どんな会を思い浮かべますか?今回は、懇談会と懇親会の違いや、運営の仕方、成功させる秘訣についても紹介していきます。懇談会を運営することになったという方、懇談会の企画を検討している方は参考にしてみてください。

懇談会の目的とは?懇親会と何が違う?

懇談会とは、一定人数が集まって開かれる、テーマに沿った意見交換を行う会です。意見交換が目的なので、プログラムにはワークショップなどが組み込まれることもあります。

懇談会は英語でなんという?

ちなみに、懇談会は英語でなんというかご存知でしょうか?
「会議」の意味合いが強い懇談会の場合、懇談会は英語で「a round-table conference」となり、
「集まり」の意味合いが強い懇談会の場合は、懇談会は英語で「an informal social gathering」と訳されます。他にも「an informal meeting」と訳されることもあるようです。
ちなみに、「informal」は「打ち解けた、普段通りの」という意味を持つ単語です。
「conference」や「meeting」は会議という意味で、「gathering」は集まり、集会という意味です。

保育園や幼稚園、小学校で懇談会が開かれる理由

懇談会が開かれる場所として一般的なのが、保育園や幼稚園、そして小学校です。小さい子供を通わせる保護者たちが集まって、開催されることが多くなっています。
それではなぜ、保育園や幼稚園、小学校で懇談会が開かれているのでしょうか?
保育園や幼稚園、小学校で懇談会が開かれる理由としては、まず第一に、保護者同士の交流を図るという目的があるでしょう。それでも、保育園や幼稚園、小学校で「懇親会」ではなく「懇談会」を開催するのは、子供たちが直面している課題に向き合ったり、子供たちの健全な育成のために、保護者同士により深いコミュニケーションをとってもらう意図があるのだと考えられます。教育現場において保護者同士の交流場を設けるのであれば、懇親会よりもテーマを定めた懇談会が好ましいということですね。

懇談会の運営の仕方、流れ

懇談会の運営を任された場合には、まず何から始めたら良いのでしょうか?
懇親会の運営スタッフに任命された場合、次のような流れに沿って準備を行いましょう。

①開催日時の決定

参加者が集まりやすい日取りを設定しましょう。

②会場の選定、予約

懇談会は、園のホールや学校の講堂などで行う場合と、外部のレンタルスペースを活用して行う場合があるでしょう。参加人数を考慮して、充分な広さの会場を手配しましょう。外部での開催する場合には予約が必要になります。

③テーマ(議題)の設定

懇談会で話し合うテーマを選定します。

④運営内容、進行について決める

グループに分かれてもらう、1人ずつ発表してもらうなど、懇談会をどのように進めていくかを決めていきます。当日の運営をスムーズに行うためにも、司会の人の台本を作成しておくと良いでしょう。挨拶文などはあらかじめ考えておくことをおすすめします。

⑤参加者への通知

参加者に開催日時やテーマ、開催意図を伝えます。

⑥(開催後)運営の見直し

無事に懇談会を終えたあとも、次回開催にむけて反省点などをまとめておくとよいでしょう。

⑦礼状の送付

参加者に向けて、礼状の送付を行います。必須ではありませんが、次回以降も参加してもらうためにもなるべく送付するようにしましょう。アンケート結果などを一緒に送付する場合もあります。

懇談会成功の秘訣は?食事や飲み物の提供は必要?

懇談会はテーマに沿って意見交換を行う場ですが、話し合いやワークショップを開催した後には、懇親を目的とした時間を設けることも必要です。参加者同士が打ち解けて話ができる環境を作るために、食事や飲み物の提供があれば尚良いでしょう。
しかし、懇談会の運営スタッフとしては、テーマの選定や進行などたくさんの仕事があり、食事の提供まで手が回らない、という方も多いでしょう。
そこで活用したいのが、ケータリングです。ケータリングを活用すれば、食事や飲み物の提供を簡単に行うことができます。会の運営準備に忙しくて食事の手配は簡単に済ませたい。という方は、ケータリングの活用を検討してみてください。

最後に

今回は、懇談会の意味や懇親会との違い、開催する目的、運営の仕方などについて紹介してきました。参加者同士で意見交換を行う懇談会は、幼稚園や保育園、小学校などで開催されることが多くなっています。懇談会は、テーマに沿って話し合いやワークショップを行う場として開催されていますが、参加者同士の交流をはかるためにも、懇親の場を設けることが好ましいでしょう。懇親会ではケータリングを活用することで、人数分の食事や飲み物を手軽に手配することができますよ。
サンケイ会館では、人数やご予算、参加者の好みに合わせたケータリングプランを提供させていただきます。プチパーティーのように開催することもできますし、お弁当のみの手配も可能です。季節の食材を使用した、観ても食べても美味しいお料理を提供させていただきます。
懇談会のケータリング、お弁当は、ぜひサンケイ会館までご用命下さい。

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