キックオフミーティングとはどのような会議のことかご存知でしょうか？今回は、キックオフミーティングの意味や開催する目的、運営の仕方を紹介していきます。キックオフミーティングを開催しようか迷っている方や、キックオフミーティングの運営を任されてしまったけれども何から始めたらよいか分からないという方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
キックオフミーティングとは？英語が語源？
キックオフミーティングとは、プロジェクトがスタートする時に行う会議およびミーティングのことです。キックオフは、英語の「Kickoff」が語源のカタカナ語です。サッカーの試合の始まりを意味する言葉なので、ビジネスシーンにおいてもプロジェクトの始まりの意味で使用されているのでしょう。
キックオフミーティングを開催する目的
キックオフミーティングが開催される主な目的は、次の3つです。
キックオフミーティングの目的①メンバーの顔合わせ
キックオフミーティングにはメンバーの顔合わせという目的があります。
新しいプロジェクトがスタートするにあたって、様々な部署からメンバーが招集されることも珍しくありません。初対面同士でいきなりプロジェクトがスタートすると、戸惑ってしまうメンバーも多いはずです。メンバー同士でコミュニケーションをとりながらスムーズにプロジェクトを進めていくためにも、顔合わせは必要でしょう。
そのためにも、まずはキックオフミーティングを開催することが有効なのです。
キックオフミーティングの目的②節目づくり
新しいプロジェクトをスタートするときには、メンバー全員が気合を入れるための節目が必要ではないでしょうか。この場合のキックオフミーティングは、日本語で言うならば「決起集会」のようなものです。「新しいプロジェクトが始まるんだ」という節目づくりのために、キックオフミーティングが開催されることがあります。
キックオフミーティングの目的③プロジェクトの方向性の確認
新しいプロジェクトがスタートするタイミングでは、プロジェクトの内容や目的、ゴールの確認をメンバーに対して行うためにも、ミーティングが必要です。それらの必要事項を伝える場として、キックオフミーティングが設けられることもあるでしょう。
キックオフミーティングの進め方、運営の仕方は？
キックオフミーティングの運営を任された場合には、まず何から始めたらいいでしょうか。運営の進め方について、紹介します。
メンバーのスケジュールを確認する
まずは、キックオフミーティングに参加してもらうメンバーのスケジュールを確認しましょう。どうしても全員スケジュールが合わない場合は、上席の人のスケジュールを優先することになります。
開催日時を決定し、共有する
メンバーのスケジュールを加味して日時を決めたら、出来る限り早くメンバーに共有しましょう。
会議室を予約する
キックオフミーティングは社内の会議室を使用する場合もありますが、人数によっては外部のレンタルスペースや貸会議室を利用することもあります。その場合は予約が必要です。
挨拶を担当してもらう人を決める
ミーティングのスタート時には、上席者やプロジェクト責任者に挨拶をお願いしましょう。
アジェンダなどの資料作成
アジェンダの記載内容については後述します。資料は必要部数印刷するか、データでメンバーに共有しましょう。
（開催後）議事録の作成や次回ミーティングの準備
キックオフミーティング終了後は、議事録を作成します。プロジェクトにおけるミーティングは定期的に行われることが多いため、次回のミーティングに向けた準備も進めておきましょう。
キックオフミーティングのアジェンダには何を記載すればよい？
アジェンダとは、会議の進行案のことです。顔合わせや節目づくりが目的のキックオフミーティングであっても、アジェンダは作成しておくことが好ましいでしょう。具体的には、次のような事項を記載しましょう。
- ✓ キックオフミーティングの目的
- ✓ プロジェクトメンバーの紹介
- ✓ メンバー本人にそれぞれ自己紹介文を書いてもらっても良いでしょう。
- ✓ プロジェクトの目的
- ✓ 今後の予定
また、タイムスケジュールを立てて記載しておくと、終了時刻が明確になり、長引く心配がなくなるでしょう。
キックオフミーティング後には懇親会の開催がおすすめ
キックオフミーティングを開催する目的の1つに、メンバーの顔合わせがあります。せっかくメンバーが集まったのに、プロジェクトの概要だけを説明して解散するというのはあまりにも勿体ないと感じる方もいるのではないでしょうか。
そこで開催を検討してほしいのが、懇親会です。ランチタイム前にキックオフミーティングを行うなど、軽食を用意しやすい環境を整えて懇親会を行ってみてはいかがでしょうか。食事や飲み物があれば、懇親の場としてメンバー同士も気軽に楽しむことができるはずです。
手間をかけたくないなら、ケータリングの活用がおすすめですよ。
最後に
今回は、キックオフミーティングの意味や開催の目的、運営の仕方について紹介してきました。新しいプロジェクトを、新しいメンバーで始める場合には、キックオフミーティングの開催が有効です。また、せっかくプロジェクトメンバーが集まったのであれば、メンバー同士の交流をはかるためにも、懇親会の開催を検討してみてはいかがでしょうか。ケータリングを活用すれば、食事や飲み物は簡単に手配することができます。
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