様々なテーマで講演会が開かれていますよね。講演会には一体どのようなメリットがあるのでしょうか？
今回は、講演会開催のメリットや、講演会の運営を任された場合にどのような準備が必要なのか、講演会運営の流れや講師の決め方、アンケートやお礼状など、講演会を成功させる秘訣についてご紹介します。
講演会とは？開催するメリット
講演会とは、テーマに沿って大勢の前で講師が話をする会のことです。セミナーとは違い、講演会では参加者に発言する機会はなく、講師が一方的に話をする形式が一般的です。
講演会は、テーマについて専門性の高い話ができる講師や、テーマに沿った体験をもつ有名人を講師として招き、開催することになります。講演会を開催する最大のメリットは、1度に多くの人を集めることができるということでしょう。しかも、集まる人たちは講演会のテーマに興味を持っています。講演会を開催し、参加者たちに上手く営業活動ができれば、企業側としても大きな収益を挙げるチャンスが広がります。
講演会の準備・運営の流れ
続いては、講演会の運営を任されたら何から準備を始めればよいのか？講演会運営の流れについてご紹介します。
- 1 講演会のテーマや目的を決める
- 2 講演会の日時を決める
- 3 講演会の会場を決め、予約する
- 4 講演会の講師を決め、依頼する
- 5 講演会当日の流れ、司会進行を決める
- 6 講演会の告知を行う（チラシやポスター）
まずは、講演会を開催する目的に合わせたテーマを選び、日時や場所を抑えた上で講師に依頼を行いましょう。講師の選び方にもコツがあります。
講演会講師の選び方
講演会を開催する場合には、知名度の高い有名人や著名人を講師として招くことで、集客効果が期待できます。
とはいえ、有名人なら誰でも良いということではありません。自社のサービスや商品のアピールに繋がるテーマを選定し、かつそのテーマに相応しい有名人でなければ集客効果や営業効果は見込めないのです。
インターネット上には、講演会の講師依頼を受け付けている専門サイトが複数存在します。テーマに合わせて講師を選ぶことも可能なので、まずは検索してみてはいかがでしょうか。
講演会の司会を任されたら
講演会の司会を任された場合には、講師のプロフィールや功績についてよく調べておきましょう。
講演会の司会で最も重要なのが、講師の紹介です。例えば、講師となる方の名前の読み方、なんとお呼びすれば良いか（「～先生」「～様」など）、受賞歴などの功績や著書がある場合は、具体的に調べてメモしておきましょう。講演会の司会者が講師を紹介する際は、名前、職業、略歴（受賞歴や著書など）、直近の活動状況をまとめていきましょう。
講演会後に大切なのはアンケートとお礼状
講演会の運営の仕事は、講演会終了後にも存在します。講演会参加者に対してアンケートを取ることで、今後のより良い講演会運営に役立てましょう。
アンケートでは、「講演会テーマの内容に魅力があったか」「講師による講演の内容は分かりやすかったか」「講演会が役に立ったか」などの内容を盛り込むと良いでしょう。また、講師に対するアフターフォローも必要です。講演料の支払いだけでなく、講演会終了後にしっかりとお礼状を差出ておくと、講師からの印象も良いでしょう。また、講師だけでなく参加者に対しても礼状を出すことで、営業活動に繋がるでしょう。
講演会だけでなく、講演会後のアフターフォローも忘れずに行ってください。
講演会成功の秘訣は講演会後の懇親会
講演会は、集客効果が高く多くの人が集まる場です。
せっかく集まった人たちに対して、講演会終了後に充分な営業活動を行うことができないのは勿体ないですよね。そこで検討していただきたいのが、懇親会の開催です。
講演会の参加者の中には「もっと話を聞きたかった」という方や、「参加者同士で交流したい」という方もいらっしゃいます。中には、ビジネスチャンスを求めている参加者もいらっしゃるかもしれません。
同じテーマに興味を抱いて集まった人たちなので、懇親会を開くことで親睦を深めることができるはずです。とはいえ、「講演会の運営だけでも大変なのに懇親会なんて」とためらってしまう運営担当者も多いでしょう。
そこで、懇親会の開催にあたっては会場の設営やドリンクサービスを提供しているケータリングの活用がおすすめです。食事や飲み物をケータリングで準備すれば、懇親会の運営にそれほど手間はかからず、運営側は参加者との交流に集中できるでしょう。
最後に
今回は、講演会を開催するメリット、運営側で行うべき準備の流れや成功の秘訣についてご紹介しました。
講演会の開催は、有名人や著名人などを講師として招くことで大きな集客効果が期待できます。また、講演会の参加者に対しては、講演会後に懇親会を開催し、参加者との交流の場を設けることで、営業チャンスの幅が広がります。思わぬ人脈形成の場になることもあるでしょう。懇親会の開催にあたっては、貸会議室やイベントスペースでも飲食サービスが提供できるケータリングの活用がおすすめです。
サンケイ会館では、ご予算や参加人数に合わせたケータリングを提供させていただきます。季節ごとに厳選した食材を使い、味覚だけでなく観て楽しんでいただけるお料理の提供を心がけております。どのような料理・プランがよいか迷っていらっしゃる方も、ご相談を承っております。面倒に思われがちな会場設営も承っており、会議室もパーティー会場に生まれ変わります。
講演会の後に懇親会の開催を検討されている方は、ぜひ一度サンケイ会館までお問い合わせください。