会社や学校などでの何かしらのお祝いの際に催される祝賀会。大きなイベントですし、かしこまったイメージがあり、祝賀会の幹事を依頼された際には困ってしまう方も多いかと思います。ここでは、初めて祝賀会の幹事や司会に選ばれたときに知っておきたい、祝賀会成功のコツをご紹介します。
祝賀会とは何？レセプションとは違う？
まずは、祝賀会に関する基礎知識についておさらいしておきましょう。祝賀会と混同しがちな催し物としてレセプションパーティーがありますが、実はこのふたつは全く異なる催し物なのです。
祝賀会の意味と英語
祝賀会とは、名前の通りお祝いのために催されるパーティーや宴会を指す言葉です。会社の創立記念や何らかの賞を受賞したお祝いなど、おめでたい機会を祝う催し物として開催されるパーティー全般を祝賀会と呼びます。英語では、祝賀会は「celebration」と言います。
レセプションとの違いは？
祝賀会とよく混同されるイベントに「レセプション」があります。レセプションは元々英語で、「歓迎」「応接」「接待」などの意味を持っています。
そのため、基本的には歓迎会などをレセプションパーティーなどと呼んでいましたが、いつしかお祝いごとのパーティー全般をレセプションと呼ぶようになり、意味合いとしても祝賀会と混同されることが増えたのです。
祝賀会の案内状や招待状を送るときのマナー
祝賀会の案内状や招待状を取引先など外部の方に送る際のマナーとしては、送るタイミングが重要になります。先方が都合を合わせやすいように、遅くとも開催日の2週間前程度までには相手方へ届くようにしましょう。
また、案内状・招待状の内容としては①お祝いごとの内容②日時③場所や交通手段、地図などを必ず記載するようにしましょう。丁寧な表現を心掛け、礼儀を尽くした文面に仕上げるようにしましょう。
祝賀会主催者側や司会の服装マナー
祝賀会の主催者側スタッフのマナーとしては、服装が重要になります。主催者側となる幹事や司会者は、あくまでもお客様をお迎えするというスタンスを忘れずに、控えめで上品な服装を心がけましょう。
男性の場合はスーツで十分です。女性も普段のお仕事スタイルや、膝丈のワンピースやアンサンブルなどがおすすめです。スカートスタイルの場合はストッキングは必ず穿くようにしましょう。
基本的には準正装といわれるシックできちんと感のある服装がベターですが、お祝いのイベントですので、華やかさも忘れないようにするとより良いでしょう。男性の場合はネクタイのデザインなど、女性の場合はブラウスやスカーフなどで明るめの色を取り入れてみてはいかがでしょうか。
祝賀会成功のコツとは？
祝賀会の成功には3つのコツがあります。ここからは、祝賀会を成功させるために覚えておきたい3つのコツを詳しくご紹介したいと思います。
祝賀会成功のコツ①挨拶の依頼は事前に
祝賀会では、取引先などの来賓に挨拶をしてもらう場合があります。その場合、主催者が事前に連絡をして、挨拶の依頼をしておく必要があります。
挨拶の依頼は主にメールで行います。祝賀会の場合は正式な式典になるので、先方の失礼にならないように当日の1ヶ月前までに連絡するようにしましょう。早めに連絡しておくことで、もしも断られてしまった場合でも別の人にお願いすることができます。
メールの文面には、日程や式次第などを大まかにでも記載しておくようにしましょう。また、必ず「お話楽しみにしています」と、スピーチに期待している気持ちをひとこと添えると良いでしょう。
祝賀会成功のコツ②ご祝儀やお祝いを頂いたらお礼状を
祝賀会当日にご祝儀やお祝いの品を頂いた場合、後日、お礼状を贈るようにしましょう。個人の場合メールでも構いませんが、法人の場合は書面で送るのが無難です。
お礼状は祝賀会から遅くとも2～3日以内に送るようにしましょう。万一遅れてしまった場合には、お詫びを一言添えます。文面は次のようなイメージです。
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇様
拝啓 ○○様におかれましてはご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、このたびは弊社祝賀会に際しまして、ご丁寧なお祝いのお言葉とともに、見事な御花を頂戴し、大変嬉しく存じます。
これを機に更なる社業発展に邁進して参りますので、今後ともますますのお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
本来なら拝顔の上お礼を申し上げるべきところ、略儀にはなってしまいますが、書中をもちましてお礼申し上げます。
敬 具
祝賀会成功のコツ③食事や飲み物はケータリングを活用
祝賀会に欠かせないもののひとつに料理があります。ホテルの大広間やレストランなどを貸し切って行う場合は必要ありませんが、レンタルスペースや社内の会議室などで行う場合は、料理や飲み物を用意しなければいけません。
その場合には、ケータリングサービスを利用することをおすすめします。
ケータリングサービスで料理をオーダーすることで、専門のスタッフに料理の配膳などをすべてお任せすることができます。給仕に手間をかける必要がなくなるため、主催者は祝賀会の進行に集中することができます。
最後に
はじめて祝賀会の幹事に選ばれた場合、とても困ることも多いかもしれませんが、参加者全体の気持ちを考えて思いやりを持った運営を心がけましょう。
祝賀会の料理について、ケータリングの利用をお考えの際にはサンケイ会館をご利用ください。定番の洋食をはじめ、和食・中華・デザートなど、バリエーション豊かなメニューをお楽しみいただけます。
祝賀会のケータリングはサンケイ会館へご相談くださいませ。