会社の〇周年を祝うために開催される創立記念パーティー。会社のこれまでの歩みを祝い、今後のビジョンを社員全体で共有するとても貴重な機会になります。創立記念パーティーは頻繁に行うものではなく、多くても年1回、一般的には5～10年に1度行われる会社の一大イベントですので、はじめて創立記念パーティーの幹事になったら、企画から準備まで、頭を抱えることも多いかと思います。今回は、創立記念パーティーの意義や幹事が行うべきことなど、創立記念パーティーの主催に役立つ情報をまとめてご紹介します。
創立記念パーティーってそもそも何？
創立記念パーティーとは、会社を創業設立してから「〇年継続できた」ことを祝うイベントです。会社を創立した日を起点として、経過年数を数えます。基本的には1年や5年、10年などのキリの良い年数を数えて行いますが、語呂合わせなどで会社にゆかりのある年数を祝う場合もあります。
お祝いごととしての社内イベントとしての意義もありますが、一方で社内全体に会社の今後のビジョンを共有する意義や、取引先などとの関係性を保つためなど事業戦略のひとつとしても意義のあるイベントです。
創立記念パーティーは、これまで会社が歩んできた歴史を振り返り、事業へのモチベーションを高める役割を持っています。
創立記念パーティーの幹事がやるべきことは？
創立記念パーティーの幹事をはじめて務める人のために、幹事がやるべきことを詳しくご紹介します。盛り上がるパーティーを開催するために手抜かりが無いよう、事前にチェックしておくようにしましょう。
式次第・場所・日程を決める
創立記念パーティーの幹事に選ばれたら、まずは式次第を決めるようにしましょう。パーティーを行う場所や日程、当日のプログラムなどを決めていくようにします。社内の会議室やホールで行うのか、ホテルなどの大広間を借りるのか、レンタルホールなどを利用するのか、パーティーの雰囲気や参加人数などに合わせて選ぶようにします。
場所と日程が決まったら、当日のプログラムを決めます。会社の歴史をまとめた映像の上映や代表者によるスピーチ、余興でのビンゴゲームなど、参加者を飽きさせないようなプログラムを目指しましょう。
招待状の作成
式次第や会場、日程などが決定したら、招待状の作成を行いましょう。招待状はメールでも構いませんが、特に社外の取引先などには郵送で送ると好印象です。
招待状には①記念パーティーの日時②場所③連絡先の3点を必ず記載します。会場の地図なども合わせて添えておくと良いでしょう。
複数の関係者を招待する場合は、それぞれの都合を考えて、開催日の1か月前には届くように招待状を発送するようにしましょう。
司会台本の作成
招待状を発注したら、司会台本を作成します。基本的には、創立記念パーティーの本番は次のような流れになります。
- ①開会の言葉
- ②主催者からの挨拶
- ③来賓からの挨拶
- ④乾杯
- ⑤フリータイム（会食・歓談）
- ⑥祝電の披露
- ⑦映像上映やゲームなどの余興
- ⑧フリータイム
- ⑨中締め・謝辞
- ⑩閉会の言葉
この流れに従って、司会の台本を作成していきます。
ケータリングの発注
日程に合わせて、ケータリングも発注しておくようにしましょう。レストランやホテルの大広間を貸し切って行う場合は不要ですが、社内の会議室やホールなどで行う場合、料理はケータリングを活用するのがおすすめです。
ケータリングで料理を発注する際には、主な出席メンバーに料理の好みをアンケートしておくことをおすすめします。洋食をはじめ和食、中華、デザートなど、ケータリングなら好みに合わせた料理の発注ができますので、好みに合わせたチョイスをするようにしましょう。
余興の準備
大方の予定が固まったら、余興も準備するようにしましょう。ビンゴゲームや社員によるパフォーマンスも定番ですが、プロのパフォーマーに出演を依頼したり、会社の歴史を見ごたえのある映画風にまとめた映像の上映なども話題性があって良いでしょう。
企画に困ったら、専門のイベント代行業者にコンサルティング・プロデュースを依頼するという方法もあります。
創立記念パーティーの幹事、当日の服装は？
創立記念パーティーの幹事の服装は、基本的には男女問わずスーツが良いでしょう。あくまでも社内でのイベントですので、それほど華美でない服装がおすすめです。
ですが、お祝いの席ですのであまり地味になりすぎてしまうのもおすすめできません。男性の場合はネクタイをデザイン性のあるものを選ぶ、女性の場合はブラウスやスカーフなどを華やかなデザインのものにするなどして、会場に華を添えるようにしましょう。
創立記念パーティーに招待されたときのマナーは？
せっかくなので、創立記念パーティーに招待されたときのマナーも覚えておきましょう。取引先などから会社の創立記念パーティーの招待状が届いたら、なるべく早く返信するのがマナーです。返信内容は簡潔にまとめ、お祝いの言葉を添えてお返事します。
参加する際は、ご祝儀かお祝いのギフトを持参しましょう。お祝いのギフトとしては、個人での参加の場合は手持ちのブーケ、法人でのお祝いの品の場合は大きな胡蝶蘭などのお花が定番です。
お祝いの品はお花のほかにはお酒など、華やかに見えて後に残らないものがおすすめです。
最後に
創立記念パーティーのお役立ち情報をご紹介しました。創立記念パーティーの幹事を頼まれた際や、創立記念パーティーに招待された時などにお役立てくださいね。
創立記念パーティーで提供するお料理にお悩みの際には、サンケイ会館のケータリングをご利用ください。洋食・和食・中華・デザートなど、お好みに合わせた様々なタイプのお料理をご用意いたしますので、幅広い参加者の方にお喜び頂けます。
ケータリングのオーダーはサンケイ会館を是非ご利用くださいませ。