イベント企画を任されたけれど、どうやって準備・進行をしていけばいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
イベント企画の鍵はしっかりと準備を行うことです。きちんと流れを掴んで万全な状態を整えて臨みましょう。
この記事では、イベント企画をするうえで、必要な手順や進め方のポイントを紹介します。
イベント企画とは？
イベント企画とは、イベント開催のために必要な発案はもちろん、当日の運営に至るまでの作業や計画のことを言います。
企業が企画するイベントは、主に自社サービス・商品を多くの人に周知してもらい、売上につなげるために行われます。
また、自社と付き合いのある取引先や顧客を招待し、もてなすことを目的とするイベントもあります。
いずれのイベントも成功させるためには、誰をターゲットにするか、いつ、どこで、どんなイベントを行うのかをしっかり計画することが重要です。
イベント企画の手順・進め方
ここからは、イベント企画の手順・進め方についてポイントを押さえて紹介します。
目的・内容を考える
イベントの企画立案をするにあたって、まずは目的・内容をしっかりと考えましょう。
何のためにイベントを行うのかが不明瞭になると、内容が定まらず、準備の途中でテーマがぶれてしまうこともあります。
最初にイベントを開催する目的を明確にすることで、ターゲット層が定まりやすくなり、コンセプトやテーマといった方向性が見えてくるでしょう。
日程を決めて会場を予約する
イベントの目的・内容が決まったら、日程を決めるのはもちろん、集客ターゲットやテーマに合った会場を予約しましょう。
参加人数の規模や必要な設備・予算、集客しやすい立地にあるかなどを考慮して、適した会場を探してみてください。
告知・宣伝をする
集客のためには、イベントの事前告知が欠かせません。
早めの告知はもちろん、イベント内容を広く宣伝することで、ターゲット層の興味関心を引くことが大切です。
会場や日程が決まったら、早めに告知活動を行い、イベント直前まで適宜宣伝を行いましょう。
進行表を作成する
イベント開催を滞りなくスムーズに行うために、スケジュールや進行表を作成し、着実に作業を進めていきましょう。
イベント当日は予期せぬトラブルが起こる可能性もありますので、スケジュールに余裕を持たせておくのがおすすめです。進行表を作成しておけば、突然の事態にも対処しやすくなります。
スタッフを手配する
イベント当日のスタッフを手配することも忘れてはいけません。
どれだけ準備を行っていても、イベントの開催ではトラブルが起こる可能性があります。
大きなトラブルを未然に防ぐために、スタッフにはマニュアルを配布し、さまざまな対応ができるように準備しておきましょう。
イベント当日の運営
イベント当日は、進行表に沿ってイベントを進めていきましょう。
時間が押すと会場の使用時間や撤収時間、顧客の予定にも影響を与えてしまいます。
予定していたプログラムに沿った進行ができているか、適宜確認しながら進めていくことが大切です。
終了後の振り返りと打ち上げ
今後、他のイベントを行っていくうえで、終了後の振り返りは重要です。
イベント終了後はスムーズに運営が行えたか、目的は達成したかなどを振り返る機会を設けましょう。
また、イベントの企画者はもちろん、運営スタッフを労うためにも、打ち上げを行うのもおすすめです。
イベント終了後の打ち上げにケータリングを活用しよう
イベント終了後の打ち上げでぜひご活用いただきたいのが、ケータリングサービスです。
サンケイ会館では、打ち上げにぴったりのケータリングやデリバリーをご用意しております。
会場セッティングからお料理の準備、給仕、後片付けまですべてスタッフが行いますので、イベントの主催者様に負担がかかることはありません。
また、社内会議室やイベントスペースなど、ご指定の場所で打ち上げの開催が可能です。
サンケイ会館では、社内打ち上げにぴったりのお料理をケータリングでお届けしています。お客様のご予算やお好みに合わせたオーダーメイドメニューで、味覚も視覚も楽しめるお料理をご提供させていただきますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
最後に
イベント企画を成功させるためには、開催する目的を明確にし、計画的に準備を行うことが大切です。一つひとつ丁寧に、準備を進めていきましょう。
また、イベント終了後は、ケータリングを利用して打ち上げを行うのがおすすめです。
サンケイ会館では、会場セッティングからお料理の準備、片付けに至るまで、弊社スタッフにすべてお任せいただけるケータリングサービスをご提供いたします。
厳選した食材を使用した和食や洋食、中華料理やデザートなど、幅広いメニューをご堪能いただけますので、ぜひお気軽にご相談ください。