セミナー後の懇親会は、参加者同士の交流を深めるのにぴったりの場です。
セミナーを成功させるためにも、ぜひセミナー後の懇親会を企画してみてはいかがでしょうか。
この記事では、セミナー後に懇親会を開催する目的やメリット、準備の流れを解説します。
セミナー後に懇親会を行う目的・メリット
セミナー後の懇親会は、打ち上げというイメージを持つ方もいらっしゃいますが、単に食事や飲み物で参加者をもてなすためだけに行われるわけではありません。
懇親会という形で、セミナーの主催者と参加者、また参加者同士が対話できる場を用意することで、人脈を広げる機会を設けることを目的としています。
日常では出会うことのないさまざまな職種の参加者同士が交流を深め、セミナー講師と対話の機会をもつこともできるため、セミナー参加者の満足度向上にもつながるでしょう。
主催者側としても、セミナー後に懇親会を開催することで、積極的にセミナーに参加してくれる人が増えたり、途中退室する人が減るといったメリットもあります。
セミナー参加者一人ひとりとリラックスした状態で接することができるため、営業の良いきっかけとなり、顧客を増やすことができるかもしれません。
そのため、参加者にとって満足度の高い懇親会を開催することが、セミナー成功の鍵になると言っても過言ではないでしょう。
セミナー後の懇親会の企画・準備
セミナー後の懇親会を成功させるためには、しっかりとした企画と事前準備が必要です。
より多くの参加者に懇親会に参加してもらい、満足してもらうためにも、早めに準備をしましょう。
ここからは、セミナー後の懇親会を企画・準備するときの流れを紹介します。
会場と食事の手配
まずは、懇親会の会場とお料理・飲み物の手配をしましょう。
セミナー会場近くのレストランなどを予約するのも良いですが、懇親会に参加するために移動が必要となる場合、それだけで参加率が悪くなる可能性があります。
セミナー会場と同じ施設内で懇親会を開催すれば、移動の手間と時間を削減できるうえに、参加者をスムーズに案内できるため、参加率アップにつながる可能性が高いです。
同じ施設内にレストランがない貸し会議室やイベントスペース等を利用する場合は、立食形式のケータリングを手配してはいかがでしょうか。
お料理や飲み物はもちろん、会場設営やテーブルセッティングもすべてケータリング会社に依頼すれば、シンプルな会議室もちょっとしたパーティー会場に早変わりさせることが可能です
美味しいお料理とお酒があれば、参加者の会話も弾みやすくなるでしょう。
プログラムの作成
セミナー後の懇親会を企画する際は、プログラムと進行表、タイムテーブルを作成しましょう。
そのうえで、受付担当、司会進行役、乾杯の挨拶をする人など、主催者側スタッフの役割分担を決めていきます。
懇親会当日の運営を担当するスタッフには、タイムスケジュールを配布するとともに、トラブル時の対応方法についても説明しておきましょう。
セミナー参加者への案内
セミナー後の懇親会については、セミナーの案内状に記載し、参加可否を確認しましょう。
セミナーの案内状は郵送で送るケースもあれば、メールやWeb申込の場合もあります。
参加者の出席確認・名札の用意
セミナー後の懇親会当日は、参加者全員分の名札を用意して、受付で配るのがおすすめです。
名札を身に付けておくことで、相手の顔を覚えやすくなったり、自分を売り込みやすくなるため、参加者がより積極的なコミュニケーションを図りやすくなるでしょう。
懇親会の参加人数はあらかじめ確定させておくのが良いですが、当日なって参加を希望する方があらわれる可能性もあります。
お料理や飲み物は、少し多めに用意しておくと安心です。
セミナー後の懇親会の服装マナー
セミナー終了後、そのまま会場で懇親会を実施する場合、着替えをする時間はほとんどありません。
そのため、基本的にはセミナー参加時の服装（スーツやビジネスカジュアル）のまま、懇親会に参加することになるでしょう。
セミナー後に懇親会があるとなると、服装に迷われる方も多いです。
セミナーの案内状に、懇親会の服装コードなどを記載しておくと、新設なセミナーという印象を与えることにつながります。
最後に
セミナー後の懇親会は、他の参加者や講師との交流ができるため、セミナーの内容をより深く理解するための良い機会となります。
参加者の満足度を高められるため、主催者側としても商品やサービスの紹介がしやすくなり、営業のきっかけづくりができるでしょう。
セミナー後の懇親会は、セミナー会場と同じ施設内で開催するのがベストです。
レストラン等がない場合は、準備からテーブルセッティング、給仕、片付けまで、すべてワンストップで任せられるケータリング会社に相談してみてはいかがでしょうか。
サンケイ会館では、会場セッティングから後片付けまで、すべて弊社スタッフが担当いたします。主催者様は、セミナーや懇親会の司会進行に集中していただくことが可能です。
料理も和食や洋食、中華やデザートまでバリエーション豊かに取り揃えており、立食形式で食べやすいお食事のご用意が可能です。
セミナー後の懇親会では、ぜひサンケイ会館のケータリングをご活用ください。
https://sankeikaikan.co.jp/catering/