学会の懇親会を企画しょう！準備の流れ、服装などの基本マナーを紹介

2024年02月20日

ケータリング

学会には、学者や研究者、医師などさまざまな専門家が参加し、研究発表が行われた後、質疑応答や検討議論が行われるのが一般的です。
また、学会の後には懇親会が開かれ、参加者同士の交流の場となっています。

この記事では、学会後の懇親会の企画を任された方に向けて、準備の流れを紹介します。

学会後の懇親会とは

学会とは、学者や研究者の研究成果発表、医師の症例報告などに対して、専門家がオープンに意見を出し合い、検討や議論を行う場をいいます。
貴重な研究成果や症例報告をたくさんの人に報告することで、それに対する新たな意見や情報、求めていたデータの提供を受けることなどを目的としています。

学会後の懇親会は、学者や研究者、医師など、専門家同士の交流を深めるために開催されます。
お料理や飲み物を用意し、リラックスできる雰囲気のなかで歓談する時間を設けることで、学会では聞くことができなかった研究の裏話や、今後の展望などの話を聞けることもあるかもしれません。
また、専門家同士のつながりが生まれることで、共同研究開発などの話が持ち上がること珍しくないようです。

学会後の懇親会を準備する流れ

学会後の懇親会を成功させるためには、しっかりと準備をしておく必要があります。
ここからは、学会後の懇親会の準備の流れを紹介します。

会場の手配

学会の規模によっては、全国各地から、または世界中から参加者がやってくるケースもあり、会場の手配は1年以上前から行うのがベストだと言われています。

学会会場からアクセスの良い場所で、立食形式のパーティーが開ける会場を探してみてください。同じ施設内の別会場で懇親会を開催するケースも多いです。

料理・飲み物の手配

ホテルのホールなどで学会を開催し、宴会場で懇親会を行うというパターンも良いですが、ホールや貸し会議室、イベントスペースなどの場合、会場内にケータリングを手配して、お料理や飲み物を用意するのもおすすめです。

学会の後、同じ施設内で懇親会ができれば、参加者に移動をさせる必要がなく、手間と時間を削減できます。
会場の設営やテーブルセッティング、給仕や後片付けはすべてケータリング会社に任せられるため、主催者は懇親会の運営・進行に集中できるというメリットもあります。

案内を送付

学会後に懇親会を開催する場合は、事前に案内を送付することを忘れないようにしましょう。
学会の案内状に懇親会の開催についても記載し、郵送やメールなどでお知らせするのがおすすめです。
学会参加者に事前エントリーを促す場合は、懇親会への参加可否についても回答欄をつけると良いでしょう。

参加費の事前徴収

懇親会への参加費は、当日徴収で現金を扱うとなると、お釣りの用意など余計な手間がかかるため、事前に徴収しておくのがスムーズです。
クレジットカード決済や銀行振り込みなど、支払い方法は複数用意しておくと親切です。

プログラムを作る

学会後の懇親会は、一般的に以下のようなプログラムで開催されます。

・開会の挨拶
・代表者の挨拶
・乾杯の挨拶
・会食や歓談
・余興
・中締めの挨拶
・閉会の挨拶

また、当日の進行を担当するスタッフにはタイムスケジュールを配布して情報共有をしておきましょう。

余興を手配する

学会の懇親会で余興を用意する際は、会の雰囲気や参加者に合ったものを選ぶのがポイントです。

国際学会であれば三味線や和太鼓などの演奏、その地方にゆかりのあるアーティストによる歌唱など、日本の魅力が伝わる余興を取り入れると、参加者がより懇親会を楽しめるでしょう。

学会後の懇親会の服装マナー

日本の学会では、スーツをはじめとしたフォーマルな服装が基本となります。
主催者側もジャケット着用を必須とし、動きやすい服装で参加すると良いでしょう。

学会からそのまま懇親会に参加する方がほとんどなので、懇親会のドレスコードについては、別途案内する必要性は低いです。

最後に

学会後の懇親会は、他の専門家との人脈を広げられる、学会では聞けなかった裏話を聞けるなどのメリットがあり、学者や研究者、医師などの専門家同士が交流を図れる場でもあります。
共同研究などの話が生まれることもあり、懇親会を楽しみにしている学会参加者も少なくありません。

主催者側としては、学会の規模が大きくなるほど、懇親会の会場探し、料理・飲み物の手配、学会会場から懇親会会場への移動の案内など、負担が増えるのも事実です。
懇親会をスムーズに開催するなら、学会会場と同じ施設内で場所を借りて、ケータリングを活用するのがおすすめです。

サンケイ会館では、和食や洋食、中華などバリエーション豊富なケータリング料理をご用意いたします。
お客様のご要望に応じてメニューの組み立てができますので、ぜひお気軽にサンケイ会館のケータリングをご利用ください。
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