周年記念や設立記念、祝賀会など、大きな式典の幹事に任命された方の中には、どのような式典の準備をすれば良いか頭を悩ませる方もいるのではないでしょうか。
今回は、幹事とは何か、幹事がやるべき式典の準備や、当日の挨拶、司会進行の仕方について紹介します。
目次
幹事とは何？
幹事とは、あるグループを取りまとめる代表を指しています。他の人から委任を受けて、主軸となって仕事を担当していきます。
周年記念や設立記念などの式典では、企画・調整などが必要になるため、主となって式典を取りまとめる幹事が立てられます。
幹事がやるべき式典の準備は？
祝賀会などの式典を成功させるためには、幹事としての式典準備を行わなければいけません。そこで、簡単に幹事がやるべき式典準備について紹介します。
会場探しの条件を整理する
幹事は会場選びをしなければいけません。そのため、まずは会場探しの条件を整理することから始めましょう。
会場探しの条件としては、以下のことを考える必要があります。
- 1.会場・施設の種類
- 2.宴会・料理の形式
- 3.飲み物の種類
- 4.収容人数
- 5.予算範囲内の会場か
- 6.日程・時間帯
- 7.立地・アクセス
- 8.必要な会場の設備や備品の有無
特に会場探しを行う際、宴会・料理の形式によって、収容人数や予算が変わってきます。式典の会場の人数と照らし合わせながら、料理の形式を選ぶようにしましょう。
会場や料理の下見をする
幹事の段取りが良くても、どのような会場や料理を選んだかによって、当日の参加者の満足度や幹事への印象が大きく変わります。そのため、大きな式典の幹事に任命された方は、会場や料理の下見を行うようにしましょう。
下見や打ち合わせの時に抑えておきたい点としては、以下の3つです。
- 1.会場条件を満たしているか
- 2.予約・キャンセルなどの確認
- 3.当日を想定した会場や料理の確認
会場の広さや天井の高さ、トイレや喫煙所の場所、会場移動の有無など式典当日を想定して、会場に問題点がないかを確認しなければいけません。このとき料理のチェックができる場合は、どのような料理が出されるのかを確認するようにしましょう。
他にも、式典では予約時と当日の人数が前後することがあります。あらかじめ予約・キャンセル規定の確認も必ず行っておきましょう。
設立記念や祝賀会の流れを知る
会場探しを行った後は、式典の流れを理解しておかなければいけません。祝賀会など内容によって式典の流れは変わってきますが、一般的な流れは、以下の様になります。
- 1.開宴の挨拶
- 2.主催者の挨拶
- 3.乾杯
- 4.会食・歓談
- 5.祝辞
- 6.余興
- 7.祝電披露
- 8.閉宴の挨拶
幹事は式典の流れや、時間を事前に把握しておくことが重要です。また、目安となる時間はそれぞれの担当や来賓に伝えておきましょう。
式典当日に幹事が行う挨拶や司会進行の仕方について
式典当日に幹事が行う挨拶の例文と司会進行の仕方（流れ）について紹介します。
開宴の挨拶
式典は幹事（または司会）の挨拶からスタートします。
「本日はご多忙の中、お集りいただきありがとうございます。ただいまより、××祝賀会を始めさせていただきます。本日司会進行をさせていただきます、△△と申します。よろしくお願い致します」
上記のような簡潔な挨拶を行い、司会進行を始めます。
主催者の挨拶
開宴の挨拶の後は、主催者側の役職が上の方から挨拶を頂きます。
「それでは、はじめに〇〇（役職名）から一言、お願い致します。〇〇、よろしくお願い致します」「〇〇（役職名）、ありがとうございました」
2～3分程度のスピーチになるように、あらかじめ挨拶の依頼をしておくと良いでしょう。
乾杯の挨拶
主催者側の中で2、3番目くらいの役職の方に、乾杯の挨拶をお願いします。乾杯の挨拶は間延びしないよう、スムーズに乾杯の音頭へ導くようにします。
「ここで△△（役職名）に乾杯の音頭を頂戴したいと思います。皆様、グラスにお飲み物をご用意下さい。それでは、△△（役職名）お願い致します」
乾杯後は、「それでは皆様、しばしご歓談をお楽しみ下さい」と伝え、次の挨拶までの時間は30分程度設けるようにします。
祝辞
来賓の方から祝辞を頂く場合は、会場の様子を見て食事が一通り落ち着いてきたら、案内をしましょう。
「皆様、お食事、ご歓談中ですが、ここで〇〇様からお祝いのご挨拶を頂戴致します。〇〇様、よろしくお願い致します」
余興
余興の紹介を行う際は、会場の様子を一通り見て、案内を行います。
「皆様、お食事はいかがでしょうか。お話が盛り上がっているようですが、本日の〇〇をお祝いすべく、余興を行います」
余興後は、「皆様、余興は楽しんでいただけたでしょうか。ご協力いただいた方々、ありがとうございました。それでは、まだまだお食事もありますので、お時間の許す限り、しばしおくつろぎくださいませ」と促します。
祝電披露
祝電がある場合は、祝電披露を行います。
「皆様、ご歓談中ではございますが、本日、ご参加いただけなかった方からもお祝いの言葉を頂戴しておりますので、ここで祝電をご披露させていただきます」
数が多い場合は、重要なものをいくつか紹介して「このほかにも沢山の祝電を頂戴しておりますが、お名前の紹介とさせていただきます」と伝えます。
中締めの挨拶
飲み物などのラストオーダーが届き、式典の場が落ち着いてきたら、上から2番目程度の役職の方に「中締めの挨拶」を行ってもらいます。
「宴もたけなわでございますが、お時間が参りましたので、中締めの挨拶を〇〇（役職名）にお願いしたいと思います。〇〇、よろしくお願い致します」
「〇〇、ありがとうございました」
閉宴の挨拶
最後に中締めとは別に、三本締めなどの締めの挨拶を別の方にお願いしましょう。
「最後に〇〇（役職名）より、締めのご挨拶をお願い致します」
締めの挨拶が終わったら、速やかな解散を促すため、司会者や幹事が挨拶をします。
「本日の××祝賀会は、以上でお開きとさせていただきます。皆様、お忘れ物の無いようご確認の上、お気をつけてお帰り下さい。ありがとうございました」
二次会などがある場合は、二次会などに促すようにします。
最後に
幹事の段取りが良くても、会場の雰囲気や料理によって参加者の満足度は全く違います。式典成功のコツは料理と言っても過言ではありません。
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