春は出会いと別れの季節。歓送迎会を予定している方も多いのではないでしょうか。
これまで切磋琢磨してきた同僚との別れを惜しんだり、新しい仲間との交流を深めるためにも、歓送迎会はしっかりと盛り上げていきたいところです。

今回は、歓送迎会の幹事の方に向けて、企画・準備の流れ、知っておくと役立つ服装マナーや挨拶の例文を紹介します。

歓送迎会とは

歓送迎会とは、歓迎会と送別会を一緒に行う会合や飲み会を指します。
職場や学校などの組織で、新たに迎え入れる人を歓迎するとともに、人事異動や退職、卒業などで出ていく人を見送る目的があります。

歓迎会や送別会では、会場を予約したり、お食事を手配したり、参加者の出席確認をしたりなど、幹事がやるべき準備が多くなります。
送別会の後、再び歓迎会を行うとなると、手間も費用も2倍の負担がかかることになります。
「歓送迎会」という名前をつけ、歓迎会・送別会の2つを同時に行うほうが効率も良く、手間も費用も集約できるので、より盛り上がる会を演出できるのです。

歓送迎会の企画・準備の流れ

歓送迎会の幹事になったら、主に以下の手順で企画・準備を進めていきましょう。

日程を決める

歓送迎会の日程は、主役となる方の都合の良い日を確認しましょう。
主役が出席可能な日程の候補を2～3日聞いたら、歓送迎会参加予定者にアナウンスし、開催する日程を決めていきます。

会場を決める

開催日程の候補がある程度決まったら、会場選びを始めましょう。
大人数が参加する歓送迎会の場合、できるだけ早めに予約をしなければ、会場を確保するのが難しくなってしまいます。

大人数が参加する歓送迎会なら、ケータリングを活用するのもおすすめです。
ケータリングなら、社内の会議室にお料理やドリンクをセッティングして、歓送迎会を開催することができます。

社内で歓送迎会を開催すれば、仕事が終わり次第すぐにスタートすることができ、お店に移動する手間もかかりません。
お料理やテーブルのセッティング、ドリンクの用意、給仕、片付けまで、すべてケータリング会社に任せることができるので、幹事の負担を軽減できるでしょう。

プログラムを決める

歓送迎会の日程と会場が決まったら、当日のプログラムを組んでいきます。

一般的な歓送迎会のプログラムは、以下の通りです。

• ・開会宣言
• ・歓迎のあいさつ
• ・新入社員・転入社員の紹介
• ・退職者・転出者の紹介
• ・出し物（余興）
• ・乾杯
• ・主役の挨拶・スピーチ
• ・花束や記念品の贈呈
• ・締めの挨拶

美味しい料理を楽しみながら歓談する時間を作ったり、余興としてビンゴなどのゲームを取り入れたりすると、盛り上がる歓送迎会になるでしょう。

挨拶してもらう人を決める

歓送迎会で乾杯や閉会の挨拶をお願いする人には、あらかじめ依頼をしておくとスムーズです。
歓送迎会の主役となるメンバーにはもちろん、開会の挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶などは、役員や部長といった目上の方にお願いすると良いでしょう。

誰に依頼するかを決めたら、口頭で伝えるだけではなく、メールでも「〇月〇日の歓送迎会で、挨拶をよろしくお願いします」と連絡しておくと親切です。

案内状を通知する

歓送迎会の日時や場所、会費などが決まったら、案内状を作成し、参加予定者へお知らせしましょう。

歓送迎会の案内状は、メールや掲示、回覧用の書面などを用意するのが一般的です。

歓送迎会の幹事として知っておきたいこと

歓送迎会の幹事になると、主役や参加者からいろいろな質問を受けることになります。
ここからは、幹事として知っておきたいこととして、服装マナーと挨拶について説明します。

服装のマナー

歓送迎会に参加するときの服装は、カジュアル過ぎず、露出が少ないものを選びましょう。
職場で行う歓送迎会は、あくまでビジネスの場なので、清潔感のあるビジネスカジュアルな服装が望ましいです。

挨拶の例文

歓送迎会で主役や目上の役職者から「なんて挨拶をしよう…」と相談されたら、一般的な挨拶の言葉を伝えてあげると親切です。
いくつか例文を紹介するので、参考にしてみてください。

【開会の挨拶の例文】
ご紹介にあずかりました○○（所属）の○○です。
このたび、退職となりました○○さん。今までありがとうございました。新たな場所でのさらなるご活躍を祈っております。
また、新しく入られる○○さん。これから共に頑張り、力を発揮してくださることを期待しています。
本日は、良い時間を過ごしましょう。

【乾杯の挨拶の例文】
ご紹介にあずかりました○○（所属）の○○です。
僭越ながら、乾杯の音頭をとらせていただきます。皆様、飲み物のご準備はよろしいでしょうか。
では、○○さんと○○さんのこれからの活躍を願い、乾杯！

最後に

大人数が参加する歓送迎会で会場探しに困ったときは、社内の会議室や貸し会議室などを利用して、ケータリングを活用したバーティーを開催してはいかがでしょうか。
より参加しすく、余興などの準備もしやすいため、幹事の負担を大きく減らすことができます。

サンケイ会館では、和食や洋食、中華やデザートまでバリエーション豊かなケータリング料理をご提供させていただいております。
会場セッティングから片付けまですべて弊社スタッフが行わせていただきますので、歓送迎会ではぜひご利用ください。
https://sankeikaikan.co.jp/catering/