ハイブリッドセミナーと呼ばれるセミナーが今注目を集めています。新型コロナウイルス感染症の影響で、セミナーもオンラインで開催されるケースが増えてきましたが、オンラインセミナーにはいくつかのデメリットがあります。ハイブリッドセミナーは、オンラインセミナーのデメリットを解消し、よりセミナー効果を高めることができると注目されているのです。
そこで今回は、ハイブリッドセミナーの特徴やメリット、おすすめのやり方を紹介します。

目次

1. 1.ハイブリッドセミナーとは
2. 2.ハイブリッドセミナーを開催するメリット
3. 3.ハイブリッドセミナーの開催手順
4. 4.ハイブリッドセミナー成功の秘訣
5. 5.最後に

ハイブリッドセミナーとは

ハイブリッドセミナーは、会場を用意して行う従来型のセミナーと、ZoomやSkypeなどのWEB会議ツールを用いて行うオンラインセミナーを組み合わせて開催するセミナーのことをいいます。
会場を用意して少人数制のセミナーを開催し、その模様をオンライン配信するというのがハイブリッドセミナーの基本的なやり方です。ハイブリッドセミナーは、オンラインセミナーよりも参加者との交流を図りやすく、従来型のセミナーよりも広く参加者を募集することができます。

ハイブリッドセミナーを開催するメリット

コロナ禍の昨今、従来型のセミナーを開催するには、広い会場を手配したうえで、ソーシャルディスタンスを保てるよう参加者の人数を最低限に抑えなければなりません。従来よりも費用がかかるうえに、集客できる人数には制限があるため、収益のバランスを考慮して開催を断念せざるを得ないというケースも珍しくありません。
一方、ハイブリッドセミナーは、従来型のセミナーにオンラインセミナーの要素を組み合わせることで、参加人数の上限を大きく広げることができます。さらに、主催者としてはオンラインセミナーよりも参加者とのコミュニケーションを図りやすく、参加者にとってもより自分に合った方法でセミナーに参加できるため、参加のハードルを下げるというメリットもあります。会場にも参加者がいるため、セミナー講師も参加者の反応を見ながら自然な講義を行えます。身振り手振りを加えたり、話し方を工夫したりすることで、オンラインでの参加者にとっても分かりやすい講義になるでしょう。
さらに、ハイブリッドセミナーなら配信画面のチャット機能を利用して、オンライン参加者の反応を確認することも可能です。リアル参加者と同様に、質疑応答などの時間を設けることで、オンライン参加者に疎外感を与えることなく一体感のあるセミナーを開催できます。

ハイブリッドセミナーの開催手順

ここからは、初めてハイブリッドセミナーを開催する方のために、ハイブリッドセミナーの開催手順を紹介していきます。

①会場と日時を決める

ハイブリッドセミナーを開催する場合、まずは会場と日時を決めましょう。
この点は従来型のセミナーと同じです。リアル参加者の人数に合わせて、会場内のソーシャルディスタンスを保つのに適した広さがある会場を選びましょう。
また、同時にオンラインでの配信を行うハイブリッドセミナーの場合は、会場に安定した通信環境があるかどうか、オンライン配信に必要なカメラや照明などを設置するスペースがあるかどうかを確認しておく必要があります。

②参加者を募集する

会場と日時が決まったら、ハイブリッドセミナーの参加者を募集しましょう。
ハイブリッドセミナーの場合は、リアル参加者とオンライン参加者をそれぞれ募集する必要があります。

③セミナー講師を決める

会場と日時が決まったら、同時にセミナー講師への依頼も進めましょう。
講師の選び方は従来型セミナーと同じです。セミナーの内容や目的に合わせて、適した講師を選ぶことが大切です。

④機材のオペレーターを手配

ハイブリッドセミナーの場合、セミナー開催中、オンライン配信用にカメラや照明、パソコンや配信用ツールの操作が必要です。配信機材の操作は素人には難しいケースも多く、セミナー開催中にトラブルも起こりやすいため、専門のオペレーターを手配しておくと安心です。

⑤当日までに資料等の準備

ハイブリッドセミナーの場合、資料作成にも配慮が必要です。
オンライン参加者向けにPDFなどで作成したものをデータで配布しておくのはもちろん、リアル参加者向けに紙面のものも作っておく必要があります。

⑥当日の会場設営

ハイブリッドセミナーの会場設営は、オンライン配信を意識してセミナー会場のレイアウトを決めましょう。ハイブリッドセミナーでは、オンライン参加者向けの情報を、カメラの撮影範囲内にすべて収める必要があります。
スクリーンはもちろん、企業ロゴのデザインされた看板やポスターもカメラに収まるように配置しましょう。

ハイブリッドセミナー成功の秘訣

ハイブリッドセミナーの後は、主催者やセミナー講師と参加者の交流の場として、懇親会を開催するのがおすすめです。セミナー後の懇親会を開催することで、セミナーへのより深い理解が得られ、参加者同士が交流することで新たなビジネスチャンスが生まれる可能性が高まります。
サンケイ会館では、ハイブリッドセミナー後の懇親会向けに、リアル参加者向けのコロナ対策を施したケータリングだけでなく、オンライン参加者向けの「宅配ミールBOX」もご提供しています。ハイブリッドセミナー後の懇親会を検討する際は、サンケイ会館にぜひご相談ください。

最後に

今回はコロナ禍で注目を集めるハイブリッドセミナーについて紹介しました。
ハイブリッドセミナーの場合、オンライン参加者とコミュニケーションを図るのが難しいというデメリットがありますが、セミナー後の懇親会で美味しい料理を提供すれば、講師や主催者と参加者、そして参加者同士の心の距離を縮めることができるでしょう。
サンケイ会館なら、リアル参加者向けのコロナ対策を施したケータリングだけでなく、オンライン参加者向けの「宅配ミールBOX」もご提供しています。ハイブリッドセミナー後の懇親会のケータリングはぜひサンケイ会館へご相談ください。
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